Automatización personal para hacer tu vida más fácil

¡ Hola !

Robotic Process Automation - RPA

RPA es una sigla usada para referirse a automatizar actividades que cruzan varios sistemas de información existentes.

Imagínate un caso sencillo como el siguiente:

• Diariamente, tienes que revisar si te llegó algún correo de tus proveedores, con una factura adjunta.

• Subes esas facturas a una carpeta compartida en la nube, organizadas por mes y año

• En una planilla Excel, ingresas cada factura con su monto, proveedor y descripción.

¿Cuánto te demorarías realizar este proceso completo? Digamos 3 minutos por factura, y son 200 facturas mensuales = 600 minutos mensuales.

Si el mismo proceso lo ejecuta un “robot”, el tiempo se puede reducir fácilmente desde 3 minutos a 30 segundos, pero además no lo haces tú. Es decir, te ahorras 10 horas al mes.

Estos “Robots” mueven el mouse, abren y cierran aplicaciones, teclean, etc. igual que un ser humano, por tanto no se requiere casi nada de conocimiento técnico.

Para lograr esta maravilla, existen muchas alternativas de software de RPA a los sólo tienes que indicarles en detalle lo que tienen que hacer, y lo hacen por ti.

Si te interesa investigar este concepto para tu empresa, te recomiendo buscar en Google algunos de los que aparecen en la figura:

He visto muchos casos de uso en las empresas para esta tecnología. Por ejemplo descargar información diariamente de una página web y procesarla, armar planillas, envío semanal de informes, etc.

Está muy bueno para las empresas… pero el tópico de esta publicación es más personal.

¿Existe algo así como RPA, pero más sencillo para mis propias actividades repetitivas?

Claro que sí.

Automatización personal

La motivación de la automatización personal es similar a lo mencionado en el capítulo anterior: Ahorrar tiempo para invertirlo en otras actividades, usando la tecnología como esos asistentes virtuales que vemos en las películas de ciencia ficción.

Veamos un ejemplo utilizando Atajos (Shortcuts en inglés) del ecosistema apple para crear una plantilla para notas de una reunión.

En la publicación Mi método para recordar casi todo en el trabajo hablamos de cómo registrar información como un profesional.

Muchas veces quieres escribir notas de una reunión, pero es aburrido cada vez tener que escribir en tu software de notas, las secciones de Asistentes, Notas, Compromisos, Fecha, etc.

Crearemos una pequeña automatización para crear una nueva nota con la plantilla pre-llenada.

La automatización revisa tu calendario y te pide seleccionar el título dependiendo del nombre de la reunión de las próximas dos horas.

Como puedes ver, es algo sencillo que te ahorra un poquito de tiempo todos los días, y finalmente te descarga de una tarea repetitiva y frecuente.

Atajos es una alternativa muy buena para los usuarios de dispositivos Apple, sencilla y poderosa. Puedes leer más sobre ella en Apple aquí.

Para usuarios más avanzados de este mismo ecosistema, les puedo recomendar otras dos aplicaciones que utilizo a diario con mis automatizaciones, sólo para MacOS:

• Hazel de NoodleSoft.

• Keyboard Maestro de Stairways Software.

Con estos sistemas es sorprendente la cantidad de cosas que se pueden automatizar. Te comparto algunos de mis casos de uso:

• Al bajar boletas, cuentas, las cartolas de los bancos, certificados de impuestos, mis propias boletas y facturas, etc., Hazel toma los archivos, les asigna nombres de archivo razonables y los mueve a carpetas designadas para cada fin.

• Extraer masivamente los correos y otros datos de mis contactos en LinkedIn y los deja en una planilla.

• Tomar una minuta de una reunión confidencial, genera un PDF por cada asistente agregándole una marca de agua con su nombre, y se la envía privadamente por correo.

• Recopilar cada semana todos los pendientes finalizados de la semana (Ver Mi método para turbo-gestionar cientos de pendientes) y genera una nota con el informe.

He visto otros casos interesantes y creativos, por ejemplo:

• Iniciar una canción o playlist en tu teléfono luego de poner “snooze” en la alarma matutina.

• Domótica, por ejemplo apagar los parlantes y activar la detección de movimiento de las cámaras de seguridad cuando todos salen de casa.

• Tomar todas las pestañas abiertas en Safari, crear una nota con los links + un recordatorio para revisarla.

Consejos

Si crees que te puede servir automatizar algo en tu vida personal y profesional, te recomiendo:

• Verificar que sea frecuente y repetitivo. Si hay creatividad de por medio como por ejemplo, criterio de si algo es bello o no, puede ser más difícil - aunque con la IA actual ya nada es imposible.

• Antes de probar automatizar, anotar los pasos para ordenar tus ideas.

• Si no sabes cómo seguir, hay muchas comunidades con gente que te puede dar una mano.

Particularmente te recomiendo un podcast en inglés que se llama Automators dedicado a este tópico.

Si no estás en el ecosistema Apple puedes probar:

• Power Automate de Microsoft

• Tasker en Android, similar a Atajos

¿Te gustaría automatizar alguna tarea repetitiva?

Un abrazo , hasta pronto.

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