Mi método para recordar casi todo en el trabajo

¡ Hola !

Desde muy temprano en mi carrera, he tenido que manejar múltiples tareas, proyectos y reflexiones, en un camino que me condujo a transformarme en un agente de cambio organizacional.

Este rol requiere, además de varias habilidades “blandas”, una buena dosis de control sobre la intrincada mecánica de la transformación empresarial: Perfiles de personas, minutas de reuniones, reportes de estado de proyectos, lecciones aprendidas, etc.

A menudo he tenido que recordar rápidamente algún tema clave de un proyecto o un KPI relacionado con un servicio, en el momento justo, para empujar cambios y evitar que se estanque el avance.

Siempre ha sido un desafío para mí recordar cosas que podrían resultar extremadamente importantes:

• “Estoy seguro que conozco a esta persona… ¿de dónde?”

• “¿Qué acordamos en la última reunión?”

• “¿Dónde habré dejado la plantilla de Powerpoint?”

En definitiva, es vital tener a mano la información necesaria para dar un empujón, en el momento oportuno.

Primeros pasos

Para tener a mano la información en el momento oportuno, en el inicio de mi carrera usaba simplemente un cuaderno. Pero rápidamente mostró sus limitaciones, dado que todos los temas están mezclados.

Por ejemplo, cuando tenía que revisar mis notas de una reunión pasada, la única forma de encontrarla es retroceder manualmente, hoja por hoja.

Además, cuando se terminaba el cuaderno, ¿qué haces con él? ¿cómo encuentras información, por ejemplo del año pasado?

Por estas razones, armé un sencillo sistema basado en un kardex físico portátil que ofrecía alrededor de 15 secciones. En cada sección guardaba hojas de papel con mis notas para un tema en particular. La primera sección estaba reservada para planificación y reflexiones generales.

Cada hoja tenía un encabezado con algunos de meta-datos como lo son el tema y la fecha. También usaba símbolos para destacar ciertos elementos: Cuadrados para los pendientes, ampolletas para las ideas, estrellas para puntos importantes.

Periódicamente revisaba las páginas para buscar pendientes y reflexionar sobre los puntos importantes. Si un proyecto se terminaba, sacaba todas las hojas de la sección correspondiente y se iban a un archivo.

Si me citaban a una reunión con alguna de las áreas donde llevé a cabo un proyecto de mejora en el pasado, visitaba el archivo (un cajón con carpetas), y le daba una mirada previa a todas esas jugosas notas del pasado.

Como te puedes imaginar, llegaba muy bien preparado, era sorprendente.

El sistema era realmente eficiente. También se veía algo ridículo, lo que me hizo ganar burlas y bulling de mis colegas 😅.

Evolución

Los años pasaron, y fui ganando más responsabilidades. Los proyectos se multiplicaron al igual que mi equipo de personas. Mantener el control se hizo cada vez más difícil.

El escenario laboral sumó dos características desafiantes:

• Señal a ruido: Una colosal magnitud de correos, archivos, tareas, proyectos, reuniones, alarmas…

• Alcance: A las responsabilidades propias, también tuve que incorporar la supervisión de tareas delegadas dentro y fuera de mi esfera jerárquica.

Se hizo necesario evolucionar mi sistema. Y reflexionar respecto al futuro ideal.

¿Cuál podría ser ese “futuro ideal”?

Te imaginas , contar con una suerte de asistente que:

• Registre todo lo que necesites: Artículos, documentos de proyectos, correos, mis reflexiones, acuerdos, minutas…

• Mágicamente te presente los documentos necesarios, cuando el momento es oportuno.

• Te recuerde las tareas más relevantes en el contexto preciso, inteligentemente seleccionadas de tu océano de pendientes.

• Mantenga todo lo anterior estructurado en un sistema que promueva tu propia reflexión y motive tu creatividad, en aquellos escasos momentos en el ojo del huracán, donde tienes paz mental para buscarle sentido a toda esta vorágine.

He dedicado años a este desafío, para ser más eficiente y un mayor aporte al resto del equipo.

Estudié sistemas de triage de tareas como por ejemplo GTD, que ayudan principalmente a priorizar actividades, aunque encontré poca literatura en el seguimiento de tareas delegadas.

También investigué sobre la gestión personal del conocimiento o “PKM - Personal Knowledge Management”. Un tópico que se ha puesto muy de moda los últimos años.

Resulta, que la clave está en la “P” de PKM. Como es “P”ersonal, los modelos no son fácilmente trasladables de una persona a otra.

Sin embargo, sirve de mucho inspirarse en los éxitos y fracasos de los demás, por lo que estoy seguro que sacarás buenas ideas de lo que te presento a continuación.

PKM - Personal Knowledge Management

Para abordar este desafío pragmáticamente, podemos destilar los capítulos anteriores en 3 necesidades básicas, o requerimientos del sistema:

A. Recordar: Extraer de esta “base de conocimiento” lo que necesitamos, en el momento oportuno.

B. Registrar: Incorporar nuevo contenido a nuestra “base de conocimiento” de forma que A. Recordar sea más eficaz.

C. Acceder: Poder A. Recordar y B. Registrar en el momento oportuno, desde cualquier dispositivo.

Revisemos los detalles.

A. Recordar

En este mundo digital, recordar significa buscar la información en nuestros dispositivos electrónicos.

Existen varias maneras de buscar en nuestros documentos y notas digitales:

1. Búsqueda Manual: Pasar por carpetas, favoritos o cualesquiera sea nuestra estructura de información. A menos que estemos muy confiados de encontrar lo que buscamos, la búsqueda manual es usualmente lenta, pero podría generar ideas durante el camino hasta llegar al documento objetivo.

2. Búsqueda Rápida: Usar el buscador del equipo por palabra clave. Muy popular, pero muchas veces poco efectivo, especialmente si tienes muchos documentos con las mismas palabras clave.

3. Búsqueda Avanzada: Similar al anterior, pero con filtros. Tipo de archivo, fecha de creación, etiquetas, operadores lógicos (Ej: “año pasado” Y “proyecto X”). Más lento, pero aumentan las probabilidades de alcanzar lo que estamos buscando.

4. Búsqueda Asistida: Usar complejos algoritmos como por ejemplo inteligencia artificial para buscar conexiones no tan evidentes.

Si bien en la Búsqueda Asistida estamos disfrutando de grandes avances, por ejemplo con las recomendaciones que nos entregan los asistentes de los teléfonos móviles, todavía no hemos llegado a algo muy sofisticado.

Un escenario de este tipo de búsqueda, es que el sistema detecte que tenemos una reunión de X tema, y te prepare un resumen para que llegues al día. Microsoft Copilot y otros productos de inteligencia artificial están construyendo este escenario a pasos rápidos, así que quizá no falte tanto… pero mientras tanto, nos queda principalmente la Búsqueda Rápida y la Manual.

Entonces, cobra relevancia, probablemente por varios años más:

• Lograr un orden de carpetas para facilitar la Búsqueda Manual, y

• Esforzarnos por registrar etiquetas diferenciadoras en el contenido para facilitar la Búsqueda Rápida.

Veamos cómo.

B. Registrar

¿Qué queremos registrar en nuestra “base de conocimiento”?

Probablemente, todo lo “relevante”:

• Nuestras notas y archivos originales como presentaciones, planillas y documentos.

• Vínculos a páginas web, artículos, archivos de proyectos como por ejemplo reportes de status, ofertas de proveedores, requerimientos de clientes…

• Imágenes, capturas de pantalla, archivos de audio y video.

Como vimos en el punto A. Recordar, es evidente que la manera en que guardemos los contenidos tendrá un impacto muy grande al momento de encontrarlos.

Entonces, te propongo una estructura de carpetas sencilla que puedes ajustar a lo que necesites:

• Inbox: Una carpeta donde dejarás documentos para clasificarlos después. ¡Usarlo sólo en caso de emergencia! porque lo que termina sucediendo es que nunca nos daremos el tiempo de ordenar su contenido y se transformará sólo en desorden.

• Personal: Para documentos relacionados con la familia.

  • Una sub-carpeta para cada uno de mis hijos, mi esposa, y para mí.

  • Puedes tener también para tus padres, suegros, etc.

  • Dentro de estas carpetas, si es necesario puedes crear otras por ámbito: Salud, Administrativo (ej: certificados), etc.

• Trabajo: Para los documentos relacionados con el ámbito laboral. Esta carpeta típicamente reside en los servidores propios de la empresa.

  • Proyectos: Una subcarpeta para cada proyecto en el que participo.

  • Proveedores: Una subcarpeta para cada proveedor. Aquí guardo contratos, correos relevantes, etc.

  • Clientes: Si tienes clientes-empresa tiene sentido tener una sub-carpeta para cada uno. De otra forma, puedes tener sub-carpetas por segmentos por ejemplo.

• Recursos: Información externa como por ejemplo artículos de internet, libros electrónicos, papers de investigación, etc.

• Archivo: Un carpetón donde moveremos todo aquello que ya no es necesario tener tan a mano. Útil principalmente si las otras carpetas están creciendo mucho, ocupando demasiado espacio, o donde las sub-carpetas han proliferado tanto que se pierde el sentido de la organización.

Puedes agregar otras carpetas que te hagan sentido (por ejemplo, yo tengo una carpeta “Docencia” para los cursos que imparto) pero ten cuidado, en cuanto más carpetas, mayor es la potencial confusión.

Entonces, si todo lo “relevante” lo guardas como un archivo en la estructura de carpetas mencionada, incluyendo tus notas, links a páginas, etc., tendrás la ventaja de que sólo tendrás que buscar en un lugar.

Para lograr el objetivo de A. Recordar ideas desde tus notas, además de las carpetas mencionadas te recomiendo enriquecer cada nota con los siguientes atributos o etiquetas:

• Qué tipo de nota es: Reunión, reflexión, idea, análisis, un correo…

• Con quién: Personas, empresas, áreas.

• Sobre qué tema: Proyecto, feedback, de un sistema de información, o alguna metodología en particular

A este tipo de atributos se les llama “meta-datos” o “datos de los datos”.

Si logras registrar esos tres elementos en una nota, podrías aplicar la técnica 3. Búsqueda Avanzada de A. Recordar de forma muy eficaz.

Por ejemplo “Muestra mis notas…”

• “… de reuniones con Juan Pérez sobre el Proyecto X”

• “… que estén relacionadas con Inteligencia Artificial”

• “… con ideas sobre PKM”

¿Qué tan difícil es registrar estas etiquetas al generar contenido?

Bueno , depende de tu disciplina.

Mi consejo es pensar cómo fluye mejor para ti, que sea rápido y sin fricción. Un método ampliamente usado es agregar etiquetas al contenido con un símbolo de gato, por ejemplo #Reunión.

Como puedes ver en el ejemplo, esta estructura es sencilla pero debes obligarte a registrar las etiquetas. El signo gato, también llamado almohadilla o numeral, “#” ayuda en la búsqueda, incluso si usas por ejemplo archivos Word para alojar tus notas, porque no se usa mucho y es improbable que “#ProyectoX” esté usado en un contexto fuera de tus notas.

C. Acceder

La ubicuidad del acceso a tu conocimiento es crucial, ya que de otra forma no podrás recordar en el momento oportuno, o no podrás registrar una idea o información en el instante en que se genera.

Por tanto, a menos que tengas siempre un computador a mano:

He usado decenas de herramientas con este propósito. Para escribir tus notas, puedo recomendar que pruebes las siguientes:

• Microsoft Onenote (Multi dispositivo) ← Uno de los reyes del ramo, se conecta muy bien con el resto del ecosistema Microsoft.

• Evernote (Multi dispositivo) ← Tiene años de desarrollo, muy versátil

• Apple Notes (Ecosistema Apple) ← El más simple de todos

• Bear Notes (Ecosistema Apple) ← Es el que estoy usando hoy. Limpio, bonito y sencillo.

• Obsidian (Multi dispositivo) ← Extremadamente poderoso, sólo para usuarios avanzados.

Varias de estas herramientas ofrecen la posibilidad de adjuntar archivos a tus notas. Pero no lo recomiendo, ya que el peso de la base de conocimiento hará más compleja la sincronización de la data entre tus dispositivos; y además se te confundirán las versiones de archivos en las notas y dentro de tus carpetas.

La excepción de esta regla son las imágenes propias de una nota, por ejemplo cuando le sacas una foto a una exposición en vivo, o el escaneo de notas manuscritas.

Por tanto, para los archivos sugiero alguna de las soluciones de nube:

• Dropbox: Rápido y cómodo pero deberás pagar para tener más espacio disponible.

• Microsoft OneDrive: Normalmente te lo darán gratuitamente en tu trabajo, muy bien conectado con la suite de Office 365.

• Google Drive: La solución de Google, rápido y efectivo, bien conectado con la suite de Google Workspace.

• iCloud Drive: El servicio de Apple que se integra nativamente con su ecosistema.

Todos estos servicios permiten generar un vínculo al archivo o carpeta, por lo que puedes pegar estos links directamente en tus notas y de esta manera logras lo mejor de dos mundos: La versatilidad de los software de notas, y la estabilidad y simpleza de la estructura de carpetas en la nube.

Palabras finales

Algunos dicen que la gestión del conocimiento es un viaje, no un destino.

Me hace sentido tal afirmación, ya que el mundo cambia, nosotros cambiamos, y nuestros sistemas personales de gestión deben adaptarse.

He tratado de resumir los grandes puntos de un sistema personal de gestión de conocimiento, que potencie tu capacidad de recordar todo lo que necesites, en el momento oportuno, en cualquier parte… y como has podido apreciar, es todo un mundo a explorar.

Por ejemplo, además de Recordar, Registrar y Acceder, existe un concepto adicional que construye sobre los anteriores un universo creativo a partir de tus memorias digitales.

D. Conectar: Buscar patrones en tu conocimiento, vincular unas ideas con otras, y a partir de este análisis generar nuevos conceptos. Es como un método sistemático para encontrar conocimiento tipo ¡EUREKA!.

Pero tendrá que quedar para un capítulo futuro de Oro Puro.

¡ Recuerda reenviar este contenido a tus contactos ! Te lo agradezco mucho.

Un abrazo , hasta pronto.