Mi método para turbo-gestionar cientos de pendientes

¡ Hola !

A lo largo de mi carrera ha sido cada vez más desafiante tomar el control de mis áreas de influencia. Primero tareas, luego proyectos, después varios proyectos, a continuación personas (con sus propias tareas y proyectos) y así sucesivamente.

Creo que un punto importante de inflexión, es cuando no sólo tienes que gestionar tus tareas, sino también las de los demás.

Esto incluye tareas delegadas, solicitudes a otras áreas, e incluso a veces puedes sumar el seguimiento de las tareas de tus jefaturas.

Hagamos un diagnóstico rápido, responde mentalmente estas preguntas:

¿Sabes cuántas tareas tienes en este preciso momento?

¿Y para cuándo deben estar listas?

¿Has logrado proyectar tu carga de trabajo, para tomar una decisión por ejemplo de cancelar alguna cita o mover una reunión?

La verdad , es que el estándar de gestión de tareas suele ser bastante bajo.

Hay días relativamente livianos, y otros momentos en que estamos colapsados.

Muchas veces, simplemente dejamos para el último día el compromiso y luego corremos como dementes.

El problema no está en la cantidad de pendientes

Escribiendo esta publicación, aproveché de ver cuántos pendientes tengo en mi lista ahora mismo: 289.

Estoy seguro que pensarás que es una locura, y que estoy con un nivel de estrés extremo, pero resulta que la cantidad de pendientes no es el problema.

Lo que nos lleva a la primera pepita de oro.

En estos momentos, de mis 289 pendientes totales, sólo 4 requieren mi atención inmediata:

• 1 tarea está atrasada

• 1 vencerá mañana

• 2 no tienen fecha límite, pero las marqué como urgentes

En otras palabras, el sistema de gestión de tareas me está diciendo “Siempre tienes mucho trabajo que hacer, pero ahora mismo sólo fíjate en estos 4 pendientes”.

¡Mucho mejor!

Para lograr esta maravillosa selección contextual de tareas, es necesario tener un cierto orden y proceso.

Proceso de creación de tareas

Cuando recibo un correo accionable, alguien me pide algo, o yo mismo pienso que hay algo que tengo que hacer, realizo dos pasos:

A- Escribir la tarea en el “inbox” (buzón) de mi software de tareas

B- Sólo si tengo tiempo, registrar los siguientes detalles para cada una:

• fecha de inicio

• fecha límite

• es especialmente urgente/importante? les pongo una estrella ★

• Etiquetas asociadas: proyecto , persona o comité, contexto de trabajo o personal, etc.

Entonces, las tareas que el sistema de gestión debe mostrarme son:

1. Tareas vencidas

2. Tareas que vencerán pronto

3. Tareas urgentes/importantes (con estrella ★)

4. Tareas en el inbox (es decir, no procesadas)

Con este sencillo mecanismo, nunca más fallarás en realizar tus tareas ya que tendrás bajo control todo aquello que es relevante.

Te leo la mente .

Estás imaginando todas las posibles situaciones donde con este sistema de gestión, igual terminas con colapso nervioso.

No te preocupes, te ayudo con algunos típicos casos y sus soluciones.

Se juntaron las tareas 😱

Qué mala suerte… justo hoy vencen 28 tareas.

Pero si el sistema te informó cuando “vencerán pronto”, por ejemplo en 15 días, ¿no es suficiente anticipación como para programarte?

Claro que sí. Y de otra forma, bueno, amplía el “vencerán pronto” a 20 días o más, hasta que te sientas en control.

No tengo tiempo para ejecutar las tareas 🥵

Tienes una visión de 15 días en el futuro, pero durante esas dos semanas no lograste ejecutar ninguna, y llega el día de vencimiento.

En este caso aplica una técnica bastante popular, llamada “Hyper-Scheduling”, algo así como “Híper-calendarización”.

Un nombre en extremo sofisticado para hacer algo absolutamente sencillo:

Si defiendes estos bloques disciplinadamente… ¡voilá! apartaste tiempo para avanzar con tus tareas.

Tengo tiempo… pero no tengo ganas 😁

Seamos honestos. La procrastinación es una plaga que nos acecha a toda hora, especialmente en momentos de mayor estrés.

La energía y disposición a tomar una tarea de la lista corta, va variando según el día, la hora, cómo me levanté de la cama… muchísimas variables.

Pero también existen momentos en que entramos en el “flow”. Quizá por 45 minutos se nos activa el modo turbo y nuestra productividad vuela.

Resulta que en este sentido, los genios de la productividad descubrieron algo muy interesante:

Si tengo un acceso rápido a todos los materiales que requiero para realizar la tarea: Correos, documentos, notas asociadas, otras tareas relevantes, etc… mejorará la probabilidad de empezar a completarlas.

Por tanto ➜ Te sugiero que si no tienes ganas de hacer una tarea, al menos juntes fuerzas para sólo analizarla, identificando por cada una:

• Qué tienes que hacer. Por ejemplo, leer el correo con un reclamo de cliente, pensar alternativas de solución, y enviar tus reflexiones al área de atención al cliente.

• Qué necesitas para hacerlo. Por ejemplo, el documento con el reclamo, la política de atención al cliente, y el plano del sector donde ocurrió el incidente.

Entonces, en lugar de resolver el pendiente, sólo dedica algo de tiempo para agregar estos dos elementos a una nota adjunta a la tarea.

La próxima vez que te enfrentes al pendiente, sabrás exactamente qué hacer y tendrás a mano lo necesario, con lo que eliminamos la fricción.

Para este punto podemos aprovechar el almacenamiento ordenado de los documentos con Mi método para recordar casi todo en el trabajo, y así en cada tarea sólo tenemos que vincular los archivos o correos que voy a necesitar para resolverla.

Mi lista “corta” de tareas está vacía 😎 y ahora ¿qué?

Claro, ya terminé mis 4 tareas de la lista corta. Así que ¿ahora a disfrutar del resto del día?

Espera… ¿y las otras 285 tareas pendientes?

En este momento ingresa triunfalmente mi último consejo en esta publicación. La técnica se llama…

La Revisión Semanal

Cuando se te acabe la lista corta, y también de forma semanal:

• Revisa todas las tareas. Una miradita a cada una.

• Elimina las que ya no son necesarias, o que estén durmiendo más de 120 días. Probablemente no las resuelvas nunca.

• Encontrarás algunas que ahora son más urgentes/importantes, o que tienes ganas de realizar. Márcalas ★.

Ya tienes lista corta. Ahora ¡a trabajar!

En resumen…

1. Registrar las tareas, opcionalmente con algunos detalles.

2. Semanalmente, o cuando no tenga “lista corta” completar los detalles y marcar las tareas que quiero hacer pronto.

3. Auto-agendarme bloques de trabajo para atacar la “lista corta”

4. Si no tengo energía para trabajar la lista, al menos enfocarme en preparar el trabajo para que sea más fácil hacerlo después.

Y repetir.

Software de gestión de tareas

¿Qué herramientas hay disponibles para llevar a cabo este método? Veamos algunas alternativas populares, sin ser exhaustivo:

1. El papel (arrugado)

El infaltable papel en el bolsillo del pantalón o chaqueta, es sencillo pero no por eso menos efectivo.

Los especialistas han demostrado que el escribir las tareas en un papel tiene un efecto beneficioso en nuestro estado de ánimo.

Funciona como una descarga de estrés.

Con un poco de creatividad puedes aplicar lo aprendido, con papel y lápiz. Por ejemplo ordenando las tareas por fecha de vencimiento y destacando las urgentes/importantes.

La Revisión Semanal = se pasa en limpio a una nueva hoja cada vez que sea necesario.

La limitación, es que no aguanta mucho más de 20 pendientes. Y al ver una lista tan larga, nos sentimos abrumados. Por tanto, sólo se recomienda para construir listas cortas.

Además, tienes que andar con el papelito para todos lados.

2. Software especializado

Existen varios sistemas de información construidos especialmente para organizar tus pendientes:

• El ecosistema Apple ofrece gratuitamente la aplicación “Recordatorios” en todos los dispositivos.

• Para el ecosistema Microsoft se usa “Micirosoft To-Do” como parte de su suite de Office 365, también multi-dispositivo.

• Things es una aplicación muy popular para ecosistema Apple, que tiene más funcionalidades que la app Recordatorios, sin ser abrumadora.

• Todoist y Remember de Milk son similares a Things pero funcionan tanto en Windows como MacOs y dispositivos móviles.

Por último, la que uso actualmente y que honestamente sólo puedo recomendar para los más aguerridos, es Omnifocus, una herramienta exclusiva para el entorno Apple.

Es tan potente y compleja, que ha generado cursos y sitios completos para domarla, pero el resultado es extraordinario.

Quizá la que más se asemeja a esta herramienta para el entorno Windows, es Outlook.

Ya que tienes varias alternativas, juega con ellas algunos días, y quédate con la que más te haga sentido.

Palabras finales

En este relato vemos que es posible enfrentar muchísimos pendientes de manera efectiva, con procesos, sistemas y algo de disciplina.

Pero es sólo el inicio de un largo camino, pequeño saltamontes.

Una vez que construyas los primeros bloques del sistema de gestión, podrás extenderlo en más direcciones según tus necesidades. Por ejemplo, extraer del sistema las tareas con filtros específicos:

• tareas que he delegado a José Pérez.

• tareas que tomé en el comité de gestión X.

• tareas de seguimiento de correos.

• tareas relacionadas con una jefatura, un cliente, entregable o proyecto.

• tareas personales, ahora que estoy en mi casa (geolocalización)

Y mucho más… ¡pero se nos acabó el tiempo!

¿Qué dices ?

¿Estás listo para turbo-gestionar tus pendientes?

Un abrazo , hasta pronto.

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