El poder oculto de una minuta de reunión

¡ Hola !

¿Qué opinas de las reuniones?

En mi experiencia, es muy usual que:

• No tengan un agenda, por ende los invitados no se preparan adecuadamente

• No registren minuta de los discutido, por tanto no se le hace seguimiento

• Si se genera una minuta, nadie la lee

¿Te suena conocido?

Llegas a una sala teniendo una noción del tema, pero no tienes claro el objetivo de la reunión.

Se va sumando gente en los primeros minutos.

A veces la sesión comienza sin todos los integrantes, y cuando van llegando con retraso ciertas personas clave, se les “pone al día”, repitiendo todo de nuevo y haciendo perder el tiempo a los demás.

Por otra parte, como nadie sabe a ciencia cierta qué vamos a hacer en la reunión, la preparación es nula.

Por tanto, la efectividad del trabajo en conjunto… es precaria. Y todo termina con una frase que me encanta:

“¡Excelente! En eso quedamos”

Pasan las semanas, se repite la junta, teóricamente para “verificar avances”, y nos damos cuenta que en realidad no fue mucho lo que se hizo. Más frases para el bronce:

• “Yo no entendí lo mismo en la reunión pasada” o “No me percaté que yo había quedado a cargo de eso”

• “No alcanzamos a ponernos de acuerdo en un horario para trabajar en nuestra tarea”

• “Hice mi parte, mandé un mail a XYZ, pero no me ha respondido todavía”

¿Cuánto tiempo desperdiciamos en reuniones ineficaces?

Definitivamente, esta situación es un mal de muchos. Pero jamás consuelo para los miembros de Oro Puro 😉.

¿Qué herramientas tenemos para combatir este problema?

Antes que nadas, pongámonos una meta:

Manos a la obra ➜ ➜ ➜

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El propósito

¿Para qué citamos a reunión? Veamos ejemplos populares de objetivos.

A- Reunión para tomar decisiones

Para evaluar si se aprueba un proyecto, se compra un equipo, ampliar la infraestructura, etc… necesitamos algo de contexto, la presencia de los tomadores de decisión, y las diferentes alternativas.

Si alguno de estos elementos falta en la reunión, ésta no será efectiva.

💡 La herramienta clásica para abordar estas reuniones, es elaborar un análisis de pros y contras de cada alternativa.

💡 Si es necesario definir los focos de trabajo, para balancear lo importante y lo urgente, te sugiero aplicar la matriz de Eisenhower:

Si hay muchas tareas o proyectos por planificar, también puedes evaluar el método descrito en la publicación Cómo priorizar las ideas y proyectos, contemplando elementos como Costo, Impacto y Plazo.

B- Reunión para informar

La manera ideal es mediante formatos asíncronos, por ejemplo un correo o una grabación, ya que de esta forma se evitan costos de coordinación y tener que forzar la atención de la audiencia.

💡 Para enviar grabaciones puedes usar herramientas como Loom o Microsoft Powerpoint.

Ahora bien, si se dan algunas condiciones, como por ejemplo:

• El contenido es muy relevante y/o confidencial

• Se requiere la atención plena de la audiencia

Entonces aplicaría una reunión, o presentación plenaria, dependiendo de la cantidad de participantes.

💡 Para maximizar el impacto, intenta interactuar con la audiencia, por ejemplo con preguntas abiertas o encuestas durante la exposición.

C- Reunión para construir algo

El clásico “Taller” o “Workshop”.

En este caso, el propósito es trabajar en equipo, ya sea porque:

• El ejercicio es eminentemente creativo y será beneficiado por distintos puntos de vista.

• Pragmáticamente se requieren varias competencias.

• Políticamente se necesitan ciertas personas presentes, para que luego haya adherencia en el despliegue del resultado.

Para este tipo de reuniones, es clave trabajar con anticipación la metodología que habilitará el resultado, por ejemplo: Design Thinking.

La agenda y la minuta

En cuanto más preparados estén los participantes de lo reunión, más efectiva será.

La agenda o pauta de reunión debe enumerar los temas a tratar, y el objetivo de cada uno: Tomar una decisión, informar o crear.

No olvides enviar la pauta con anticipación.

💡 Una técnica eficaz es mencionar en la pauta, con nombre y apellido, a aquellos que deben llevar algo preparado.

Invita sólo a aquellas personas que harán efectiva la reunión, y piensa en cómo lograr la adherencia de aquellos que la podrían boicotear.

Una vez finalizada la reunión, el siguiente paso es la minuta.

Imaginemos una situación en la cual…

1. No estaba claro el objetivo de la reunión.

2. Tampoco se envió con anticipación la agenda.

3. Con esta combinación, se llevó a cabo una reunión desordenada, pero igualmente algo se avanzó.

Es decir, la típica historia que vivimos todos a diario 😆 

¿Qué hace que la reunión haya servido para algo?

Quizá ya te diste cuenta , de que la efectividad de una sesión va más allá de tener un propósito y una agenda:

Y es así donde el seguimiento posterior a la sesión, toma relevancia.

La reunión puede ser extraordinariamente buena, pero si no se ejecutan los acuerdos o definiciones… no servirá de nada.

Inversamente, si la reunión fue desordenada, pero efectivamente se le hace seguimiento a los acuerdos hasta su conclusión, se logrará el impacto deseado.

Y por eso es tan importante la minuta y la gestión sobre ella: Es un instrumento básico para encarnar el propósito de la reunión sobre la organización.

💡 Un tip: Repasar los puntos de acuerdo más relevantes de la sesión, justo antes de finalizarla, con el resto de los participantes.

4. El poder oculto

Seguro que todo lo anterior te hace sentido.

Pero, si es tan relevante hacer las minutas… ¿por qué no las hacemos?

Es evidente que registrar los acuerdos de la reunión puede ser tedioso.

Además nos puede enfrentar a un conflicto, en el caso de que diferentes participantes tengan distintas percepciones de lo conversado.

Pero quizá la razón principal, es simplemente que no nos habíamos dado cuenta del “poder oculto” de la minuta:

¿Te urge que un participante haga una cierta tarea acordada en la sesión? Ponla en primer lugar en la minuta.

¿Quedaste con una tarea difícil, pero no acordaron un plazo? Sé generoso en la fecha de compromiso.

Quizá te interesa que un comentario de un participante que te pareció relevante, quede por escrito. Si no escribes tú la minuta, es posible que el secretario designado la haya pasado por alto.

Ahora bien, si sufres mucho con la manualidad de escribir minutas, ya existen algunas herramientas de inteligencia artificial que las generan automáticamente.

Al menos te puede servir para tener un borrador inicial.

Aquí van algunas:

• Colibri.ai

• Fireflies.ai

• Otter.ai

• Microsoft Copilot

• Si tienes aptitudes técnicas: Puedes construir una tú mismo con OpenAI

Honestamente… hay decenas de estas herramientas. Sólo busca “Minutas de reunión con inteligencia artificial”.

Cierre

Ejercer este “poder oculto” no siempre es necesario.

Por ejemplo, en el caso de equipos de alto desempeño donde cada participante se empodera de sus compromisos, y les da seguimiento sin requerir más motivación.

Pero en mi experiencia , los equipos de alto desempeño son escasos.

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Un abrazo, y hasta pronto.

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