Cómo realizar un buen "kick-off" para una iniciativa

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Probablemente en alguno de tus proyectos tuviste que enfrentar detractores que intentaron boicotearlo.

Me atrevo a afirmar que la razón más clásica de estos personajes, es simplemente que no los incorporamos desde el principio… entonces, cuando les llamamos para solicitarles su participación, enfrentamos murallas.

Esta situación se suele abordar mediante una herramienta muy popular de gestión del cambio, que se llama “kick-off” o “puntapié inicial”: Una reunión donde se expone el proyecto, promocionando sus bondades.

¿Has realizado alguna vez un kick-off? ¿Fue efectivo en sumar a los colaboradores a tu causa?

Me puedo imaginar que más de alguno de ellos, no tuvo los resultados que esperabas.

¿Qué tenemos que tomar en consideración al diseñar un kick-off poderoso y efectivo?

¡ Vamos adelante con más pepitas de oro !

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El núcleo de un kick-off

Vamos a empezar por lo más importante… pero no lo más obvio:

Inversamente, el kick-off NO es, por ejemplo:

• Una descripción exhaustiva

• Un diseño macro

• Una clase

• Una oportunidad de figurar

¿Te parece obvio ?

¿Has realizado el ejercicio de preguntarle a alguno de los asistentes qué le quedó de la presentación, unos días después de realizarla?

He visto muchos ejemplos de kick-off, que cometen estos errores.

Los resultados pueden ser bastante dramáticos:

• Audiencia aburrida y/o desconcentrada → No reciben el mensaje. Perdiste el tiempo.

• Audiencia confundida → Pueden entender algo diferente a lo que quisiste decir. Generas rechazo, ya que tememos lo que no entendemos.

• Audiencia enojada → Perciben tu ponencia como un acto ególatra. Ganaste detractores activos.

Entonces, preocúpate sólo de una cosa:

Al combinar el sentido con la audiencia, obtenemos algo al mismo tiempo poderoso pero esquivo.

A veces, la audiencia no es homogénea y cada grupo puede tener un lenguaje diferente. ¿Cómo puedo hablarles a todos?

Además, aunque la audiencia fuese homogénea quizás sus agendas propias son divergentes, asociadas a las propias percepciones de lo que es necesario hacer en la organización.

¿Cómo resolver estos desafíos?

Sigamos adelante.

El hilo

Como de costumbre para presentaciones en general, mi recomendación es abordar el kick-off con el método de “story-telling”:

1. Comienza con la motivación de la iniciativa, agregando alguna observación interesante y atingente. Debes lograr que la audiencia se sorprenda “Esto es importante e interesante”.

2. Luego expones el núcleo de la iniciativa, sin tecnicismos, amarrándolo de forma explícita y didáctica con la motivación. En otras palabras, la audiencia entenderá que el desafío que planteaste en el primer punto se aborda con esta solución.

3. En este punto, la audiencia ya estará bastante convencida, por lo que puedes ahora explicar aspectos estructurales que despejen las dudas básicas: Tareas y plazos, gobernanza y puntos de atención.

4. Concluyes repasando la motivación y el núcleo, indicando próximos pasos y promoviendo preguntas y observaciones.

Este hilo de la exposición es como un resbalín: Al principio cuesta subir, convencernos de que el problema es relevante y la solución es apropiada, pero una vez que logramos esa meta, nos deslizamos rápidamente y quedamos felices y alegres.

Ahora bien, para evitar las dificultades que presenta una audiencia poco homogénea y lograr el mayor impacto posible, cobra aún más relevancia la motivación. Debes centrarte en problemas u oportunidades colosales, de modo que nadie quede indiferente.

Y en el capítulo de la solución, explicar cuáles son las alternativas analizadas, y por qué la seleccionada es la más apropiada. Incluso, puedes dejar pasar un poco de incertidumbre y mencionar que no se cierra la puerta a las demás opciones, o a algunas nuevas que la audiencia pueda aportar.

Esto último es particularmente útil en caso de situaciones en extremo complejas, por ejemplo si se quiere abordar un desafío cultural.

En resumen, un kick-off debe cumplir la meta expuesta de expresar el sentido de la iniciativa, y por tanto es un desafío de comunicación.

Seleccionando a la audiencia

La pregunta que queda es… ¿a quién debo invitar al kick-off?

Para responder esta incógnita, primero te ofrezco una distinción. En los albores del proyecto, podemos asumir que existen tres tipos de involucrados:

• Los promotores, que apoyarán el proyecto, o a ti como agente de cambio.

• Los neutros, escépticos pasivos o desinteresados.

• Los detractores, que activamente boicotearán el proyecto… o directamente a su dueño.

Tu oportunidad entonces, es ejercer liderazgo con el ánimo de trasladar algunos detractores a neutros, algunos neutros a promotores, y evitar desmotivar a los promotores.

Este movimiento de fuerzas puede hacer toda la diferencia durante la ejecución de la iniciativa.

Atendida esta distinción, cabe la pregunta: ¿Qué efecto espero que tenga el kick-off como herramienta de gestión del cambio?

En mi experiencia, la reunión de puntapié inicial principalmente mueve neutros a promotores, y refuerza el rol de los promotores… pero poco logra con los detractores.

Al contrario, muchas veces los detractores aprovechan esta exposición para iniciar sus intervenciones opositoras, por ejemplo haciendo preguntas incómodas o declarando abiertamente su incredulidad.

“Esto ya se intentó varias veces, y finalmente sólo fue pérdida de tiempo”

“¿Qué beneficio tiene este proyecto para tal o cual área? Porque veo que sólo será más trabajo”

Entonces, la última pepita de oro de esta edición, es:

¿Qué gestiones previas puedes hacer? Algunas ideas:

• Hacer un “pre-kickoff”, sólo con ellos, para “pedirles la opinión”, para luego incorporar algo de su cosecha, lo que sea. Bomba desactivada ✔︎

• Incorporar al detractor más complicado al equipo de trabajo central, al “círculo interno” del proyecto. Desgastante, pero muy efectivo.

• Pedir ayuda a un sponsor promotor, algún ejecutivo de alto rango, para que esté atento a responder las intervenciones del detractor. Ojo: Apaga el incendio pero deja las brasas encendidas.

De hecho, nadie te obliga a realizar sólo un kick-off.

Puedes tener tantos como tipos de audiencias tengas, para lograr equilibrio entre el esfuerzo de realizarlos, y la gestión del cambio para alcanzar el éxito.

Cierre

Los proyectos siempre estarán acompañados de un desafío no-técnico, que es lograr que los involucrados “se suban al carro”.

Para estos efectos, una herramienta popular y exitosa, es llevar a cabo una campaña inicial de promoción de la iniciativa, mediante exposiciones tipo “kick-off”.

Las mejores prácticas en el uso de este mecanismo, incluyen técnicas de comunicación con metodología de story-telling, y ser cuidadosos en seleccionar la o las audiencias a citar.

¡Espero que estos consejos te aporten inspiración para tus proyectos!

Un abrazo , y hasta pronto.